[학교 행정실무사] 인수인계에 적을 게 없어 막막하던 연말, Claude·제미나이 노트북으로 업무 매뉴얼 한 장 완성

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1. 사건의 발단 (Case Study)

🎙️ 미니 인터뷰: 내가 하는 일을 한 장으로 보여 달라는 말에 답이 막히던 연말. 7년차 교무행정 담당의 업무 정리

Q. 담당 업무가 어디까지인지는 정해져 있나요?

들어올 때 받은 업무 분장표가 있긴 합니다. 거기 적힌 건 다섯 줄이구요. 실제로 하는 일은 그보다 훨씬 많습니다. 학교장이 바뀌면 업무가 달라지기도 합니다. 작년에 제 일이 아니던 게 올해 제 일이 돼 있는 식인데, 언제 넘어온 건지는 저도 잘 모릅니다.

Q. 한 해 동안 어떤 일을 하시는지 적어 두신 게 있나요?

없습니다. 공문 접수대장하고 보낸 문서함에 기록은 남아 있는데요. 그건 건별 기록이지 업무 목록이 아닙니다. 제가 무슨 일을 하는 사람인지 한 장으로 보여 달라고 하시면 지금은 못 보여 드립니다.

Q. 인수인계는 어떻게 받으셨어요?

제가 왔을 때는 전임자가 이미 나가신 뒤였습니다. 폴더만 남아 있었구요. 폴더 이름만 보고 무슨 일인지 짐작해서 시작했습니다. 3월에 공문이 와서야 아, 이게 그거였구나 한 게 여러 건입니다.

Q. 매달 반복되는 일은 정리가 돼 있나요?

머릿속에는 있습니다. 3월엔 뭘 하고 9월엔 뭘 하고. 그런데 달력에 적어 둔 게 아니라 그때가 되면 생각나는 식이라 한 번씩 놓칩니다. 작년에는 학교운영위원회에 올릴 자료 마감을 이틀 넘겼습니다.

Q. 적어 보려고 하신 적은 있으세요?

두어 번 해 봤습니다. 그런데 어디서부터 적어야 할지가 막막합니다. 공문 접수를 한 줄로 적을지 공문 종류마다 나눠 적을지부터 안 정해지구요. 적다 보면 큰 일하고 작은 일이 뒤섞여서 보기에도 이상해집니다. 그러다 덮습니다.

Q. 지금 담당 업무가 뭐냐고 물으시면 어떻게 답하세요?

그냥 생각나는 대로 말씀드립니다. 공문 접수하고, 가정통신문 내보내고, 설문 돌리고, 행사 서류 챙기고. 말할 때마다 순서도 다르고 빠지는 것도 다릅니다. 기준이 없으니까요.

2. 문제 해결을 위한 레시피 (Solution)

🩺 마스터의 진단

업무가 많아서 못 적는 것이 아닙니다. 한 해 동안 한 일이 공문 접수대장과 보낸 문서함에 건별로만 남아 있어서, 그것을 업무 단위로 묶을 기준이 없는 것이 진짜 병목입니다. 그래서 적을 때마다 순서가 달라지고 빠지는 항목도 달라집니다. 이번에는 기억을 짜내서 적는 대신, 이미 남아 있는 기록을 올려 업무 단위로 묶고 반복 주기를 붙인 다음, 처음 맡는 사람이 따라 할 수 있는 문장으로 바꿉니다.

[Step 1] 한 해 치 기록을 긁어모으기
공문 접수대장과 보낸 문서함에서 올해 치 문서 제목과 날짜만 뽑아 한 파일로 모읍니다. 엑셀이든 메모장이든 상관없습니다. 학생·학부모님 성함과 연락처, 결재 의견, 대외비 내용은 지우고 제목 줄만 남깁니다. 월별 일정표나 달력에 적어 둔 메모가 있으면 같이 붙입니다.

⚠️ 데이터 보안 안내: 올리는 목록에서 학생·학부모님 성함과 연락처, 담당자 개인 연락처는 지우고 문서 제목과 날짜만 남깁니다. 공문 원문과 내부 결재 의견은 올리지 않고, 필요한 부분은 요지로 다시 적어 넣습니다. 규정 대조에서 나온 조항 번호는 원문으로 한 번 확인하고, 완성한 매뉴얼은 어디까지 공유할지 정한 뒤에 내보냅니다.

[Step 2] 마스터 프롬프트 입력 — 업무 단위로 묶기
Claude 대화를 새로 열고 1단계에서 모은 목록 파일을 입력창의 첨부 버튼으로 올립니다. 파일이 아니라 표를 바로 붙여 넣으셔도 됩니다. 올린 다음 아래 프롬프트를 입력창에 붙여 넣습니다.

[역할] 너는 학교 행정 업무를 오래 봐 온 사람이야. 건별로 흩어진 문서 기록을 업무 단위로 묶는 일을 한다.

[자료] 올린 목록은 내가 한 해 동안 접수하거나 내보낸 문서의 제목과 날짜야. 개인정보와 결재 내용은 빼고 제목 줄만 남겼어.

[할 일] 이 목록을 업무 단위로 묶어 줘.
- 성격이 비슷한 것끼리 묶고, 묶음마다 이름을 붙여 줘. 이름은 문서 제목을 그대로 쓰지 말고 무슨 일인지 알 수 있게 적어 줘
- 묶음마다 한 해에 몇 번 돌아오는지 세어 줘
- 주로 몇 월에 몰리는지 같이 적어 줘
- 한 번만 나오고 끝난 것은 따로 모아서 「올해만 있었던 일」로 빼 줘

[출력 형식] 표로 정리해 줘. 왼쪽부터 업무 이름, 무슨 일인지 한 줄, 한 해에 몇 번, 몰리는 달, 근거가 된 문서 제목 두세 개.
표 아래에 「묶을지 나눌지 애매한 것」을 따로 적어 줘. 한 묶음으로 볼 수도 있고 둘로 나눌 수도 있어서 네가 판단한 것들이야.

[Step 3] 마스터 프롬프트 입력 — 따라 할 수 있는 문장으로 풀기
2단계와 같은 대화창에서 이어서 아래 프롬프트를 붙여 넣습니다. 앞에서 받은 표를 다시 올리지 않아도 됩니다. 업무마다 받는 것·올리는 곳·끝났다고 보는 기준을 단계로 풀어 받습니다.

[역할] 너는 이 업무를 처음 맡는 사람에게 설명하는 전임자야. 겪어 보지 않은 사람이 읽고 따라 할 수 있는 문장으로 쓴다.

[자료] 바로 앞에서 만든 업무 표를 그대로 쓰면 돼.

[할 일] 업무마다 절차를 단계로 풀어 줘. 아래를 기준으로 보되 빠진 것이 있으면 줄을 추가해도 좋아.
- 무엇을 받아서 시작하는지
- 어디에 올리고 누구 결재를 받는지
- 끝났다고 보는 기준이 무엇인지
- 자주 걸리는 곳이 어디인지

[주의] 내가 적지 않았는데 학교 행정에서 보통 거치는 단계라고 생각해서 넣은 것은 끝에 「확인 필요」라고 표시해 줘. 내가 맞는지 보고 지우거나 고칠게.

[출력 형식] 업무마다 소제목을 달고 번호를 붙인 단계로 적어 줘.
맨 아래에 「나만 알고 있던 것」을 따로 모아 줘. 문서 어디에도 안 적혀 있는데 알고 있어야 일이 넘어가는 것들이야.

[Step 4] 규정과 대조하고 한 장으로 줄이기
제미나이 노트북에서 새 노트북을 만들고, 학교 행정 업무 편람과 우리 학교 규정, 3단계에서 받은 매뉴얼 초안을 소스로 올립니다. PDF로 올리셔야 읽습니다. 소스가 올라가면 아래 프롬프트를 채팅창에 넣어 항목별로 대조하고, 그 결과로 인수인계용 한 장까지 줄입니다.

[자료] 올린 것은 학교 행정 업무 편람, 우리 학교 규정, 작년 공문 몇 건, 그리고 내가 만든 업무 매뉴얼 초안이야.

[할 일] 매뉴얼 초안에 적힌 절차가 올린 규정·편람과 맞는지 항목별로 대조해 줘.
- 규정에 근거가 있는 항목은 어느 문서 어느 부분인지 같이 적어 줘
- 규정에는 없고 우리 학교가 그렇게 해 온 것으로 보이는 항목은 「학교 관행」이라고 표시해 줘
- 규정과 다르게 적혀 있는 항목은 따로 모아서 무엇이 다른지 적어 줘

[주의] 올린 문서에 없는 내용은 답에 넣지 말고, 확인되지 않는다고 적어 줘. 조항 번호는 문서에 적힌 것만 써 줘.

[출력 형식] 항목별로 한 줄씩. 왼쪽부터 매뉴얼 항목, 대조 결과, 근거 문서와 해당 부분.

3. 결과 (Result)

• 핵심 수치: 업무 매뉴얼 한 장 — 두 번 적다 덮었던 일이 반나절
• 주요 특징:
  • 건별로 흩어져 있던 한 해 치 기록이 업무 묶음으로 정리되고, 묶음마다 몇 번·몇 월이 붙음
  • 업무마다 받는 것·올리는 곳·끝났다고 보는 기준이 단계로 적혀 처음 맡는 사람이 읽을 수 있음
  • 규정에 근거가 있는 항목과 학교 관행인 항목이 나뉘고, 지어낸 절차에는 확인 필요 표시가 붙음
• 시사점: 업무 범위가 사람 따라 바뀌는 데에는 적어 둔 문서가 없다는 이유도 있습니다. 한 장이 생기면 이게 제 일인지를 혼자 되묻지 않고, 같이 보면서 정할 수 있습니다

4. 리뷰 (Review)

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💡 Master's TIP!

💡 기억을 짜내서 적으면 큰 일만 떠오르고 매달 조용히 지나가던 일은 빠집니다. 이미 남아 있는 기록을 올려 묶게 하면 빠뜨릴 일이 줄어듭니다. 몇 번·몇 월을 같이 받는 것이 중요한데요. 목록이 그대로 일정표가 되어서, 다음 담당자가 3월에 무엇이 오는지 미리 알 수 있습니다. 「묶을지 나눌지 애매한 것」을 따로 받는 이유는, 그 판단이 원래 담당자 몫이기 때문입니다. 쪼개는 기준을 내가 정하고 넘어가야 매번 설명이 달라지지 않습니다.

💡 매뉴얼이 안 써지는 이유는 어디까지 적어야 할지 모르기 때문입니다. 처음 맡는 사람을 읽는 사람으로 세워 두면 기준이 생깁니다. 「확인 필요」 표시를 요청하는 것이 이 단계의 핵심입니다. 그럴듯한 절차를 채워 넣어도 표시가 없으면 사실처럼 읽히고, 그대로 다음 사람에게 넘어갑니다. 표시를 받으면 그 줄만 보고 지우거나 고치면 됩니다. 「나만 알고 있던 것」은 인수인계에서 제일 아쉬운 부분입니다. 절차는 규정을 보면 알 수 있지만, 이건 적어 두지 않으면 사라집니다.

💡 매뉴얼을 넘길 때 제일 곤란한 것은 규정인 줄 알고 적었는데 우리 학교만 그렇게 해 온 것이었던 경우입니다. 받는 사람이 그걸 규정으로 알고 따르게 됩니다. 근거 문서를 같이 받으면 둘이 나뉘고, 관행으로 표시된 줄은 이번에 바꿀지 그대로 둘지 정하면 됩니다. 조항 번호를 문서에 적힌 것만 쓰라고 따로 적어 두는 이유는, 법령 번호가 그럴듯하게 지어져 나오는 때가 있기 때문입니다. 올린 문서 안에서만 답하게 하면 지어낼 곳이 없어집니다.

💬 정수민 교무행정 담당의 한마디

두 번쯤 적어 보려다 덮었던 일이에요. 큰 일하고 작은 일이 뒤섞여서 보기에도 이상하더라구요. 이번에는 접수대장하고 보낸 문서함을 그대로 올렸는데, 제가 생각도 못 하던 게 묶여서 나왔습니다. 학교운영위원회 자료가 한 해에 네 번이었더라구요. 저는 두 번인 줄 알았습니다. 「나만 알고 있던 것」이 따로 적혀 나온 게 제일 좋았어요. 제가 전임자한테 못 받은 게 딱 그 부분이었거든요.

▶ SERIES FINALE

🎙️ 마무리 인터뷰: 정수민 씨와의 시리즈를 돌아보며

Q. 이 시리즈를 통해 가장 크게 달라진 점이 있다면?

제일 크게 달라진 건 문서를 만들기 전에 먼저 적어 두게 된 겁니다. 예전에는 일이 오면 바로 손부터 댔거든요. 지금은 이게 매번 오는 일인지, 이번만 있는 일인지를 먼저 봅니다. 매번 오는 일이면 다음에도 쓸 수 있게 남겨 두구요. 공문 하나를 세 번 옮겨 적던 때랑 비교하면 일하는 순서 자체가 바뀌었습니다.

Q. AI를 활용하면서 가장 좋았던 순간은 언제였나요?

지난 안내문을 올려서 우리 학교 규칙을 찾아 달라고 했던 날이 제일 기억에 남습니다. 숫자를 아라비아로 쓰는 것까지 규칙으로 나왔는데, 제가 7년 동안 그렇게 써 왔더라구요. 저도 모르고 지키던 걸 글자로 보니까 기분이 이상했습니다. 머릿속에만 있던 게 밖으로 나온 첫 순간이었어요.

Q. 아직 AI를 안 써본 동료에게 한마디 해주신다면?

거창하게 시작하지 않으셔도 됩니다. 저도 공문 한 장을 세 번 옮겨 적는 게 싫어서 시작한 거예요. 매번 똑같이 하고 있는 일이 하나 있으시면 그거 하나만 먼저 해 보시면 됩니다. 그리고 받은 건 꼭 한 번 읽어 보세요. 결재는 결국 제 이름으로 올라가니까요.

💬 정수민의 마지막 한마디
"같은 일을 두 번 하고 있다면, 두 번째를 줄이는 게 아니라 한 번만 적어 두면 되는 일이었습니다."

이 시리즈가 도움이 되셨다면, 같은 고민을 하고 있는 동료에게 공유해주세요.

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