[B2B 영업] 한 번에 만들어 달라 했다 다시 쓰던 제안서, ChatGPT로 목차부터 장별 내용까지

◀ 이전 회차: [B2B 영업] 미팅 전날 검색창만 열어 두던 준비, Perplexity로 고객사 브리프 한 장으로

1. 사건의 발단 (Case Study)

🎙️ 미니 인터뷰: 지난 제안서를 복사해 회사 이름부터 바꾸고 시작하는 한 건에 이틀. 6년차 B2B 영업 담당의 제안서 작성

Q. 제안서 한 건 쓰는 데 얼마나 걸리세요?

이틀이 기본입니다. 지난번에 낸 제안서 파일을 복사해서 회사 이름 바꾸고, 장마다 내용을 갈아 끼우거든요. 사진 바꾸고 품목 바꾸고 일정 고치고요. 세 건이 한 주에 겹치면 그 주는 그냥 제안서만 씁니다. 그 사이 다른 건 견적이 밀리고요.

Q. AI로 써 보신 적은 있으세요?

한 번 해 봤습니다. 사무실 이전하는 고객사에 낼 거라 「사무가구 교체 제안서 만들어 줘」 하고 넣었는데, 솔직히 그럴듯하긴 하더라고요. 근데 읽어 보니까 어느 회사에 내도 되는 말이었습니다. 「업무 효율 30% 향상」 같은 숫자도 들어가 있는데 어디서 나온 건지 저도 모르는 거예요. 결국 다 지우고 처음부터 다시 썼습니다.

Q. 본부장님 검토에서는 주로 뭐가 걸리나요?

「이거 지난번 B사 낸 거랑 뭐가 달라?」 이 말을 제일 많이 듣습니다. 장 순서가 매번 회사 소개, 제품 소개, 가격, 일정 순이거든요. 장마다 글머리표 다섯 줄씩이고요. 고객사가 이사를 간다는 얘기가 여섯 번째 장에 가서야 나옵니다. 그 회사가 제일 궁금한 건 그건데요.

Q. 아직 모르는 숫자는 어떻게 처리하세요?

아 그게요, 새 사무실 도면을 못 받았으면 책상이 몇 개 들어갈지 모르고, 입주 날짜가 안 정해졌으면 설치 일정도 못 박습니다. 근데 빈칸으로 두면 허전해 보여서 대충 이 정도겠지 하고 적어 넣습니다. 나중에 실측하고 나서 숫자가 바뀌면 정정 메일을 따로 보내야 되고요.

Q. 지금은 어떻게 하고 계세요?

여전히 지난 제안서를 열어서 복사하는 걸로 시작합니다. 빈 파일에서 시작하면 첫 장부터 막히니까요. 그래서 순서도 생김새도 지난번 그대로 갑니다. 고객사가 바뀌어도 문서 모양이 안 바뀌는 거죠. 한 건에 이틀 쓰고 나면 다음 건도 똑같이 이틀입니다.

2. 문제 해결을 위한 레시피 (Solution)

🩺 마스터의 진단

가장 큰 병목은 출발점입니다. 지난 제안서를 복사해서 시작하니 장 순서와 생김새가 고객사와 상관없이 정해지고, AI에 한 번에 맡기면 비어 있는 칸을 AI가 일반론과 지어낸 숫자로 채웁니다. 그래서 이번 레시피는 사람이 메모로 아는 것과 모르는 것을 먼저 나누고, ChatGPT에게는 목차표와 장별 본문을 순서대로 나눠 받습니다.

[Step 1] 제안 메모 다섯 칸 채우기
ChatGPT를 열기 전에 메모장에 다섯 칸을 먼저 적습니다. 받는 사람, 고객사 상황, 제안 범위, 아는 숫자, 모르는 숫자입니다. 아는 숫자에는 고객사 담당자님께 직접 들은 것과 저희 쪽에서 확정된 것만 적고, 도면이나 입주일처럼 아직 정해지지 않은 것은 모르는 숫자 칸으로 옮깁니다. 몇 장짜리로 만들지와 미팅에서 설명할 시간도 받는 사람 칸에 같이 적어 둡니다.

⚠️ 데이터 보안 안내: 고객사 이름과 제안 금액·할인 조건을 함께 넣지 마세요. 거래 조건이 들어가는 메모는 고객사를 「A사」로 바꾸고, 담당자님 성함·연락처와 단가표·마진율은 빼고 넣습니다. 숫자는 ChatGPT가 짠 목차에 사람이 직접 채웁니다. ChatGPT 무료 플랜은 입력 내용이 모델 학습에 쓰일 수 있으니 설정의 데이터 제어 항목에서 학습 사용 여부를 확인하세요.

[Step 2] 목차표부터 받기
ChatGPT(chatgpt.com)에 접속해 새 대화를 열고 아래 프롬프트를 붙여넣은 뒤, 맨 아래 다섯 칸에 Step 1의 메모를 옮겨 적어 보냅니다. 제안서 본문 대신 쪽·장 제목·이 장이 할 일·들어갈 내용·생김새로 된 목차표와 귀사 담당자님께 여쭤볼 목록이 나옵니다.

[역할]
너는 사무가구·복합기를 기업에 납품하는 회사의 영업 담당이야. 이 제안서는 고객사 담당자님이 직접 읽는 문서야. 고객사는 「귀사」, 우리 회사는 「저희」로 써.

[할 일]
제안서를 바로 쓰지 말고, 아래 메모로 목차표부터 만들어 줘.
표의 열은 「쪽 / 장 제목 / 이 장이 할 일 / 들어갈 내용 / 생김새」 다섯 개야.

[목차 조건]
- 귀사 상황을 다루는 장은 앞쪽 3장 안에 둬
- 들어갈 내용은 메모에 있는 것만 써
- 생김새는 표·비교·일정·순서도·목록 중에서 장마다 하나씩 골라. 같은 생김새가 세 장 연달아 나오지 않게 해

[숫자 규칙]
[아는 숫자]에 적은 것만 숫자로 써. [모르는 숫자]와 메모에 없는 숫자는 「확인 예정」이라고 적어. 효과나 절감률 같은 수치는 새로 만들지 마.

[마지막에]
목차를 짜다가 메모에 없어서 귀사 담당자님께 여쭤봐야 할 것을 따로 목록으로 정리해 줘.

[받는 사람]
(누가 읽는지, 몇 장, 설명 시간)

[고객사 상황]
(지금 고객사에 무슨 일이 있는지)

[제안 범위]
(이번에 제안할 품목과 빼는 것)

[아는 숫자]
(확정된 숫자만)

[모르는 숫자]
(아직 정해지지 않은 것)

[Step 3] 목차표를 고친 뒤 장별 본문 받기
받은 목차표를 읽으면서 뺄 장, 합칠 장, 순서를 바꿀 장을 메모합니다. 같은 대화창에 아래 프롬프트를 붙여넣고 맨 아래 [고친 것]에 그 메모를 적어 보냅니다. 답이 중간에 끊기면 「이어서 써 줘」라고 입력합니다.

[할 일]
위 목차표를 아래 [고친 것]대로 바꾼 다음, 1장부터 순서대로 장별 본문을 써 줘.

[장마다 쓸 것]
- 장 제목: 실제 제안서에 쓰는 평범한 업무 말로
- 제목 아래 한 줄: 이 장에서 말하려는 것을 서술문 한 문장으로
- 본문: 목차표의 생김새에 맞춰서. 표면 칸 이름과 칸 내용까지, 비교면 두 열로, 일정이면 단계와 기간으로, 순서도면 단계 순서대로, 목록이면 네 줄 이하로
- 말로 덧붙일 것: 미팅에서 이 장을 설명할 때 할 말 한두 줄

[문장 규칙]
- 영어 머리말, 숫자로 묶은 제목(「세 가지 이유」 같은 것), 같은 모양 문장 두 개를 나란히 세우는 문장은 쓰지 마
- 숫자 규칙은 앞과 같아. 「확인 예정」은 채우지 말고 그대로 둬

[출력 형식]
장 사이에 구분선을 넣어서 슬라이드 한 장에 그대로 옮겨 붙일 수 있게 써 줘.

[고친 것]
(뺄 장, 합칠 장, 순서를 바꿀 장)

[Step 4] 슬라이드로 옮기고 숫자 대조하기
장별 본문을 파워포인트나 구글 슬라이드에 한 장씩 옮깁니다. 생김새가 표인 장은 표로, 일정인 장은 단계와 기간 칸으로 만듭니다. 「확인 예정」은 실측이나 담당자님 회신을 받은 뒤 직접 채우고, ChatGPT가 적은 수량·납기·규격은 원래 메모와 한 줄씩 대조합니다. 고객사로 보내기 전에 처음부터 끝까지 한 번 읽습니다.

3. 결과 (Result)

• 핵심 수치: 제안서 초안 이틀 → 반나절
• 주요 특징:
  • 고객사 이전 일정이 여섯 번째 장에서 2장으로 올라온 목차표
  • 장마다 표·비교·일정·순서도로 다르게 지정된 생김새
  • 모르는 숫자는 「확인 예정」으로 비우고 여쭤볼 목록까지
• 시사점: 제안서를 고객사에 맞게 만드는 건 문장보다 순서다. 순서는 사람이 메모로 정하고, ChatGPT에게는 그 순서를 채우는 일만 맡긴다.

4. 리뷰 (Review)

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💡 Master's TIP!

💡 메모를 다섯 칸으로 나눠 받으면 ChatGPT가 채울 빈칸이 줄어듭니다. 특히 [아는 숫자]와 [모르는 숫자]를 따로 두면 모르는 쪽은 「확인 예정」으로 비워 두고, 처음 한 번에 시켰을 때 보였던 「업무 효율 30% 향상」 같은 문장이 들어올 틈이 없어집니다. 본문 대신 목차표로 받는 이유는 고치기 쉬워서입니다. 열 장짜리 본문을 읽고 순서를 바꾸는 것보다 표 열 줄을 보고 바꾸는 쪽이 빠릅니다.

💡 장마다 생김새를 목차 단계에서 정해 두면 본문도 그 모양으로 나옵니다. 「비교」로 정한 장은 두 열로, 「일정」으로 정한 장은 단계와 기간으로 나오니 전 장이 글머리표 다섯 줄로 깔리지 않습니다. 같은 대화창에서 이어 쓰는 것도 중요합니다. 앞에서 정한 숫자 규칙과 메모를 ChatGPT가 그대로 기억하고 있어서 다시 붙여넣을 필요가 없습니다. 「말로 덧붙일 것」 칸은 슬라이드 글자를 줄여 줍니다. 설명할 말이 따로 빠져 있으니 화면에는 제목과 본문만 남습니다.

💬 한동규 영업 담당 대리의 한마디

솔직히 처음엔 한 번에 시키면 되는 줄 알았거든요. 그렇게 해서 어느 회사에나 맞는 말이 나왔던 거고요. 메모에 모르는 숫자를 따로 적어 줬더니 그 칸은 「확인 예정」으로 비워서 주더라고요. 목차표를 먼저 받으니까 이사 얘기를 2장으로 올리는 게 표에서 바로 보였습니다. 본부장님도 이번엔 지난번 거랑 뭐가 다르냐는 말씀을 안 하셨고요. 순서를 정하는 게 제 일이었더라고요.

▶ NEXT CHAPTER

화요일 검토에서 본부장님은 2장을 한참 들여다보더니 이사 일정 얘기가 앞에 있으니 읽힌다고 했다. 「확인 예정」 칸을 남긴 채로 초안이 통과됐고, 정정 메일 걱정도 없었다. 그리고 이틀 뒤, A사에서 정식 제안요청서가 메일로 왔다.

본부장님: "동규 씨, A사 요청서 왔다며. 이번엔 평가표가 붙어 있어서 항목 하나 빠지면 바로 감점이에요. 나는 이번 주 내내 지방 출장이라 같이 못 봐 줘서 그래요."

요구사항만 일곱 쪽, 목차는 열 장이다. 한 줄씩 짚어 가며 맞추다 보면 어느 줄에선가 눈이 미끄러질 텐데, 제출은 금요일 오전이다.

▶ [다음 회] [B2B 영업] 요구사항을 목차와 눈으로 맞추던 제출 전날, Claude로 1:1 매핑표 30분 완성

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제안서가 매번 비슷해지는 건 지난 파일에서 출발하기 때문인 경우가 많습니다. 아는 것과 모르는 것을 먼저 나눠 적는 10분이면 이틀짜리 작업의 순서가 달라집니다.